Como tenedores de libros y contadores de propietarios de pequeñas empresas, a menudo nos sentimos frustrados cuando el cliente deja de revisar sus libros o datos financieros porque saben que los estamos elaborando. Es nuestra responsabilidad educarlos que solo porque hayan contratado a un profesional, no significa que puedan renunciar a la responsabilidad de entender sus libros.
De hecho, no mirar o entender sus libros pone en riesgo su negocio. Es posible que no se den cuenta de que, aunque tienen efectivo en el banco, su compañía no sea rentable. O, peor aún, pueden ser víctimas de fraude por parte de su personal de confianza, las personas que saben que el propietario no está mirando sus libros, puede tomar ventaja de la situación.
Esta puede ser una conversación difícil de tener. Aquí está como puedes empezar.
Podría decir: “Sé que me ha contratado como su contador para que pueda tener la tranquilidad de saber que sus libros están exactos y actualizados. Sin embargo, solo porque ha contratado a un contador y trabaja con un asesor de impuestos para que presente sus declaraciones de impuestos estatales y federales no significa que puede renunciar a la responsabilidad de revisar y comprender sus libros».
Déjelos responder. En particular, si responden diciendo que para eso lo contrataron, usted podría decir: «Sí, es su responsabilidad ver cómo está su negocio: no solo para saber cuánto efectivo tiene en el banco, sino para comprender realmente si su negocio está creciendo o disminuyendo, y para entender por qué. También debe asegurarse de que sus libros sean precisos y de que el personal / la familia / los asesores de confianza no le estén robando».
Su cliente responde: «Espera, ¿Qué… dices? ¿No me acaba de decir que me está proporcionando libros precisos, Srta. Contadora?»
Usted dice: “Estoy proporcionando libros tan precisos como puedo, pero es su trabajo verificar la precisión al observar sus Ganancias y Pérdidas y su Balance general. Y no solo ojear los informes, sino profundizar en las cuentas».
Luego, repase las siguientes cinco tareas con su cliente. Cada una es algo que el dueño de una pequeña empresa debe hacer por sí mismo:
1. Verificar que los estados de cuenta bancarios estén conciliados con los libros
Cada cuenta de la institución financiera (cheques, ahorros, préstamos, líneas de crédito) debe conciliarse mensualmente. Y no debe haber transacciones no reconciliadas de periodos anteriores o de años anteriores sin una buena explicación. ¿No sabe cómo ver si sus cuentas se reconcilian o no? Pregúnteme, y se lo mostraré.
Historia real: un cliente tenía un contador que venía a su oficina semanalmente para ingresar todas las facturas y recibos, pagos y depósitos, archivar documentos, etc. Mi cliente decidió dejar de trabajar con dicho contador porque siempre estaba con su teléfono celular, hablando o escribiendo mensajes. Después de la salida del contador, mi cliente encontró una caja llena de documentos que no se habían ingresado y extractos bancarios que no se habían reconciliado. Es su trabajo como propietario de una pequeña empresa saber si las personas que contrata realmente están haciendo su trabajo.
2. Mire los extractos de su banco y de su tarjeta de crédito.
Mire los extractos de su banco y de su tarjeta de crédito. ¿Revisa regularmente sus estados de cuenta para ver si hay cargos que parezcan raros o no adecuados para su empresa? El propietario de una pequeña empresa que no mira los extractos bancarios está preparando el camino para un posible fraude, generalmente por un miembro del personal de confianza. Cuando un empleado sin escrúpulos sabe que usted no está observando, es fácil para ellos pagarse a sí mismos, a sus amigos o al saldo de su propia tarjeta de crédito con los fondos de su compañía. ¿Cómo sabría si nunca observa? Y si solicita los estados de cuenta bancarios y un miembro de su equipo de confianza no se los mostrara, esta sería una gran señal de alerta.
Historia real: el contador de un cliente no estaba reconciliando los estados bancarios y no se los daba al propietario de la empresa. Lo que estaba haciendo era pagar sus propias tarjetas de crédito con los fondos del negocio. Como el propietario nunca vio los estados de cuenta bancarios, nunca se dio cuenta de que el saldo de su tarjeta de crédito aumentaba cada mes en lugar de disminuir (no se hicieron pagos a la tarjeta) a pesar de que el estado de cuenta / banca en línea mostraba pagos a Cap1 y Chase. Los pagos se destinaron a Cap1 y Chase del personal de confianza, no a las tarjetas del negocio. Es su trabajo como propietario de una pequeña empresa revisar sus extractos bancarios y copias de cheques aprobados para detectar posibles fraudes o señales de advertencia.
3. Mire y entienda su Balance.
Verifique que los saldos de sus préstamos disminuyan si realiza pagos mensuales. Busque los bienes registrados como Activos fijos que podrían ser registrados como gastos. Revise qué ha cambiado desde el mes pasado y confirme si tiene sentido. Es su trabajo como propietario de una pequeña empresa saber qué muestra el Balance General, y si no lo entiende, ¡pregunte!
4. Mire el informe detallado de las Distribuciones de Accionistas o Distribución del Propietario.
Mire lo que el contador está contabilizando en el Balance General en lugar del Estado de Ganancias y Pérdidas.
Historia real: me hice cargo de un archivo de QuickBooks, del contador anterior, para un nuevo cliente. Encontré miles de dólares de gastos registrado en «Distribución de accionistas», lo que básicamente significa que se marcaron como gastos personales. Sin embargo, en realidad eran gastos legítimos del negocio. Debido a que el contador los registró erróneamente en el Balance General en lugar de Ganancias y Pérdidas, a la empresa le faltaron muchos gastos deducibles de impuestos. Revise lo que se contabiliza en las cuentas del Balance. Si todo este párrafo no tiene ningún sentido para usted, Sr. Propietario de una pequeña empresa, ¡pida que lo explique!
5. Mire sus reportes de nómina (planilla).
Esta es otra área potencial para el fraude. Asegúrese de que el personal de confianza que proporciona la planilla no agregue a sus amigos y familiares como empleados, ni se pague a ellos mismos los bonos. ¡No abdique! Si saben que no estás mirando, has abierto la puerta a descubrimientos costosos y desagradables.
Los propietarios de pequeñas empresas nos contratan como asesores de confianza para ayudarles con su contabilidad para que puedan dirigir su empresa. Cuidamos sus libros, pero al mismo tiempo, debemos capacitarlos para que no puedan renunciar a su responsabilidad de revisar y comprender sus libros del negocio. También, podemos recordarles que cuando hacemos citas con ellos para revisar sus informes financieros, es en su propio detrimento, si posponen o cancelan porque «otras cosas son más importantes». Somos responsables de enseñar y capacitar a nuestros clientes. ¡Nosotros mismos no debemos renunciar a esta responsabilidad!
Este es un maravilloso recurso que recomiendo ampliamente: el libro Accounting for the Numberphobic de Dawn Fotopulos.
Nota: Artículo escrito por Jody Linick en www.accountinweb.com, contadora certificado por AIPB y un asesor profesional certificado de QuickBooks®. Su compañía, FitBooks Pro (anteriormente llamada Linick Consulting), se especializa en servicios de contabilidad remota utilizando QuickBooks y QuickBooks en línea.
