Los cuestionarios de control interno se utilizan para obtener una comprensión general del ambiente de control. Por otro lado, las auditorías de controles internos se enfocan en determinar la existencia y efectividad de un sistema de control interno.
Los auditores los utilizan para documentar las áreas que se cubrirán durante la asignación y para señalar las deficiencias de control. Por lo general, se completa un cuestionario de control interno al inicio de la auditoría para un área particular de auditoría. Cualquier deficiencia o debilidad notada en los cuestionarios indica áreas que deberían enfocarse durante las pruebas de campo. Las preguntas formuladas en los cuestionarios de control interno se usan frecuentemente para respuestas de sí / no, lo cual permite identificar rápidamente las excepciones. Sin embargo, no se debe confiar solamente en la ausencia de un control prescrito, como evidencia para respaldar un hallazgo de deficiencia.
Estos cuestionarios de control interno deberían utilizarse como una herramienta de familiarización en las etapas tempranas del planteamiento o revisión de controles y seguimiento de excepciones para determinar si la falta de control es significativa, o si la ausencia está mitigada por controles compensatorios, o si el control identificado es innecesario o antieconómico en el ambiente específico.
Los cuestionarios de control normalizados y eficientes proporcionan respuestas de sí / no fáciles de entender y modificar. Sin embargo, pueden limitar una revisión concienzuda desde que su foco es muy estrecho, no suficientemente detallado y desalientan un detallado análisis desde que el revisor está solamente marcando casilleros.
Además, los cuestionarios de control interno se utilizan con frecuencia como el primer paso en el proceso de evaluación de control para obtener una comprensión básica de la estructura de control. El auditor debe evaluar si el ambiente de control promueve sistemas contables confiables y procedimientos de control efectivos.
Para evaluar adecuadamente los factores del ambiente de control, el auditor deberá investigar y documentar lo siguiente en sus papeles de trabajo:
En relación con las características e integridad de la administración y su habilidad para desarrollar sus funciones, el auditor debe investigar y documentar:
- La posible participación de la administración en actos ilegales.
- La actitud de la administración para aceptar riesgos anormales de alto nivel en la toma de decisiones.
- Cambios continuos de bancos, abogados o auditores.
- La existencia de dificultades personales significativas u otras influencias en quienes integran la administración que pudieran afectar su integridad, actitudes o desempeño.
- Si la administración está concentrada en una persona o en un grupo pequeño.
- Si existe alguna persona que, sin ser accionista ni tener en la entidad un puesto ejecutivo, ejerza influencia significativa en los asuntos de la entidad.
El auditor debe evaluar y documentar el compromiso de la administración sobre lo razonable de los estados financieros y considerar:
- Si la administración de la entidad aplica agresivamente la normativa contable.
- Si se rehúsa a aceptar y registrar los ajustes de auditoría o si busca distorsionar los resultados.
- La probable existencia de un número significativo de operaciones con partes relacionadas fuera del curso normal de los negocios.
En relación con el diseño y mantenimiento de los sistemas contables y controles internos efectivos, el auditor debe revisar si existe falta de interés de la administración por las deficiencias que lleguen hacerse de su conocimiento.
- Falta de interés de la administración por las deficiencias que lleguen hacerse de su conocimiento.
- Establecimiento de políticas con respecto a prácticas de negocios, conflicto de intereses y código de conducta.
- Establecimiento de procedimientos que prevengan actos ilegales.
Otras situaciones que el auditor deberá observar y considerar son las siguientes:
- El grado de rotación del personal en puestos clave.
- Si la empresa ha cumplido con fecha de cierre o de entrega de información.
- El número de errores ocurridos en auditorías anteriores.
Con respecto a la estructura organizacional, el auditor deberá considerar, entre otros, los siguientes aspectos:
- Lo apropiado de ésta con respecto al tamaño y a la naturaleza de la entidad.
- Si los recursos humanos y materiales de las áreas de finanzas, contabilidad y sistemas son adecuados.
- La complejidad de la estructura, por ejemplo, si tiene sucursales, afiliadas, etcétera.
- Si el grado de supervisión y control son adecuados al tamaño y naturaleza de la empresa.
El auditor deberá verificar el funcionamiento del Consejo de administración y sus comités, y considerar para ello:
- La experiencia y reputación de sus miembros.
- Si es adecuado en relación con la naturaleza y tamaño de la entidad.
- La periodicidad con la que se reúnen para establecer objetivos y políticas, revisar el desempeño de la entidad y tomar acciones adecuadas y si se preparan oportunamente y firman las minutas de las juntas.
- El grado de autoridad y los recursos con los que cuenta el consejo o el comité para cumplir adecuadamente sus funciones de vigilancia del proceso de la información financiera.
En cuanto a métodos para la adecuada asignación de autoridad y responsabilidad, el auditor debe verificar:
- Que se hayan dado a conocer los objetivos generales y particulares de la entidad de manera clara y comprensible.
- Que la entidad cuente con un organigrama general y particular de cada una de sus áreas.
- Si existen descripciones de puestos, delineando funciones específicas, relaciones jerárquicas y restricciones, y que estén establecidas claramente responsabilidades y niveles de autoridad.
- Si cuenta con políticas por escrito referentes a: prácticas de negocios, conflicto de intereses y código de conducta.
- La documentación de los sistemas de cómputo, indicando los procedimientos para autorizar operaciones y aprobar cambios a los sistemas existentes.
- Si existe un proceso formal de planeación y presupuesto como herramienta para vigilar los resultados y objetivos del negocio.
- Si la empresa cuenta con un departamento de auditoría interna, su posición organizacional, la competencia de sus colaboradores y las funciones que desempeña.
En relación con las políticas y prácticas de personal, el auditor deberá verificar que la entidad cuente con:
- Procedimientos y políticas por escrito para reclutar, contratar, capacitar, evaluar, promover, compensar y proporcionar al personal los recursos necesarios para que pueda cumplir con sus responsabilidades asignadas.
- Descripciones de trabajo adecuadas para cada puesto.
- Canales adecuados de comunicación hacia todos los niveles de personal que proporcionen un flujo oportuno y eficiente de información de carácter general, de negocios, técnica, etcétera.
